Orçamento – Ferramenta estratégica de gestão

Eduardo Simprini e Rodrigo Afonso destacam o quanto o orçamento pode ser utilizado como instrumento de planejamento e controle das operações da empresa. O orçamento ainda permite a previsão de resultados futuros e é uma importante ferramenta gerencial.

As empresas melhor organizadas sabem das vantagens e da importância de ter um bom orçamento e um planejamento de suas atividades. As diversas mudanças no ambiente dos negócios do setor de distribuição de insumos estão exigindo das empresas cada vez mais o aprimoramento de seus processos de planejamento, avaliação e controle, visando tomadas de decisões rápidas e de melhor qualidade que lhe assegurem o atendimento de seus objetivos de continuidade, expansão e lucratividade.
O orçamento é um instrumento valioso de planejamento e controle das operações da empresa, independente do setor de atuação ou porte da empresa. De uma forma mais precisa possível, o orçamento estabelece algumas diretrizes de como se espera que transcorram os negócios da empresa, recomendado que se utilize um prazo mínimo de um ano, proporcionando uma visão bem aproximada da situação futura. É uma ferramenta importante onde se estabelece metas com a equipe, dando, assim, uma visão clara de onde a empresa quer chegar.
É o grande plano de ação da organização para um período delimitado, no qual os objetivos de curto prazo estão traduzidos em etapas que culminam na elaboração de um conjunto de demonstrações financeiras. Para que seja possível avaliar o desempenho de qualquer distribuidor é preciso ao menos dois fatores, existir metas e objetivos de referência para se comparar com os resultados obtidos, e apurar os resultados obtidos, e o orçamento empresarial auxilia muito neste processo. O erro de não se trabalhar com um orçamento, é que os gestores acabam pensando somente no mês (faturamento), não sendo raro encontrar equipes de gestores e supervisores que não conhecem os objetivos e as metas da empresa.
É comum vermos distribuidores pequenos e de médio porte que relutam em utilizar o orçamento empresarial como forma de gerir e prever resultados futuros, dizendo que isso não faz parte da sua realidade. Esse posicionamento precisa ser revisto, em função da estrutura organizacional e pela forma como as empresas são dirigidas, ficando muito vulneráveis às mudanças no ambiente do negócio e, por isso, precisam desenvolver ferramentas de planejamento que possibilitem agilizar as decisões. Exemplos não faltam a respeito da falta de planejamento orçamentário alinhado com uma má gestão de fluxo de caixa (falaremos nos próximos artigos) deixando os distribuidores em situações preocupantes.
O desenvolvimento do orçamento especifica quais serão as receitas e despesas futuras para um período, e previsão de lucros ou prejuízos no período orçado. A elaboração do orçamento limitado apenas em análise de históricos e nos resultados passados é um erro estratégico, a análise histórica deve ser feita, porém é de fundamental importância que o distribuidor de insumos considere suas expectativas de resultados futuros na elaboração dos orçamentos. Outro benefício importante do orçamento, reside no fato de conseguir visualizar antecipadamente qualquer tipo de desvio que ocorra no faturamento e nos custos e despesas que possam impactar o resultado no fechamento do ano ou safra, e fazer ajustes na operação para minimizar estes impactos.
Caso o orçamento não fosse utilizado só iríamos identificar as variações ao final do ciclo, quando não temos mais oportunidade de reação. A elaboração do orçamento baseia-se em dados históricos, experiência de fatos ocorridos no passado, visão futura de mercado, dados contábeis da empresa e o registro gerenciais das operações financeiras e econômicas da empresa.
A maior dificuldade dos gestores financeiros está em prever com antecedência os custos financeiros que serão incorridos nas atividades ou ate possíveis mudanças no mercado como uma possível crise. Um orçamento de um canal de distribuição de insumos deve ao mínimo conter os seguintes pontos:
• Orçamento de vendas – Estimativa de Receitas (Defensivos, Sementes, Fertilizantes, Foliares e outros)
• Deduções das receitas (Impostos e outros) • Custos da mercadoria vendida (CMV – impactado diretamente pela margem trabalhada)
• Despesas comerciais (Salário da equipe comercial, comissões, encargos trabalhistas e outras despesas da área comercial) • Despesas Administrativas (Salário da equipe administrativa, encargos trabalhistas, e outras despesas adminsitrativas)
• Despesas e receitas financeiras
• Impostos a serem pagos (IRPJ + CSSL)
Após a realização de todas essas estimativas, é importante que o orçamento seja apresentado aos membros chaves da equipe para eu todos conheçam de forma clara as metas e os objetivos da empresa para um próximo período (ano ou safra). É necessário os gestores façam o acompanhamento dos valores, mensalmente, isto é, comparar o previsto com o realizado, corrigindo e redirecionando as ações afim de assegurar o cumprimento mais fiel possível do projetado.
Juntamente com o planejamento estratégico e a gestão de riscos, a gestão do orçamento é um dos principais pilares da gestão estratégica de qualquer organização. O planejamento, execução, monitoramento, avaliação, e ajustes e correções do orçamento são essenciais para estruturar qualquer organização em busca da competividade no mercado atual, principalmente, no mercado de distribuição de insumos onde detalhes podem levar o distribuidor ao sucesso ou a falha.
* Os autores são consultores da Markestrat Uni.Business, atuam em projetos em agronegócios e distribuição de insumos agropecuários. Para informações visite www.markestrat.org
Eduardo Sandrini Simprini - Especialista em Estratégia para Canais de Distribuição e Análise de Competitividade de Sistemas Agroindustriais. Engenheiro Agrônomo formado pela FCAVJ / UNESP. Participou de diversos projetos nas áreas de: Planejamento e Gestão Estratégica e de Marketing para Empresas e Organizações.

Rodrigo Alvim Afonso - Especialista em Planejamento Estratégico e Finanças. Mestre em administração de Empresas pela FEARP/USP. Pós Graduado em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria pela FGV-SP. Administrador de Empresas pela Faculdade COC.

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